LA COMUNICACIÓN

La Comunicación Para que exista una verdadera comunicación se requiere de dos personas que interactúan, intercambiando información e ideas comprensibles alrededor de un mensaje. Las relaciones laborales y profesionales son, fundamentalmente, un acto de relación comunicativa. “El hombre es el único ser viviente que habla, y la palabra es uno de los dones más extraordinarios que posee, ....pues le permite manifestar la prodigiosa riqueza de su alma y establecer relación con sus semejantes. Todas las personas hablan pero muy pocas lo hacen con eficacia, pues la facultad elocutiva requiere, como cualquier otra facultad del hombre, cultivo y educación...”. Carlos Alberto Loprete Circuito de la Comunicación En el siguiente esquema podrá apreciar el circuito del “Proceso de la Comunicación". Observe cómo la comunicación siempre es de doble vía, es decir, interactiva. Para que exista comunicación se requiere enviar y comprender un mensaje. Cualidades Personales para una Comunicación Exitosa Para lograr una comunicación exitosa no basta con conocer y dominar algunas técnicas; es necesario, además, poseer y desarrollar cualidades personales, tales como: - Conocimiento de sí mismo. - Seguridad y confianza. - Control sobre las emociones. - Conocimiento de quienes nos rodean, -sus dimensiones y problemas-. - Conocimiento del medio empresarial y socioeconómico en el cual estamos inmersos. - Claridad conceptual sobre el asunto que origina la comunicación. - Conocimiento sobre cómo estimular la atención, el interés y la participación del interlocutor. - Conocimiento competente de la lengua y habilidades sociales. - Sabiduría para detectar el momento oportuno de cuando tomar o dejar la palabra en una conversación. - Habilidad para ajustar la comunicación, a las condiciones e intereses del oyente, y al contexto que lo rodea. - Competencia para escuchar atentamente y para comprender la información e intencionalidad del interlocutor. - Capacidad para aceptar al interlocutor, respetar sus ideas y el uso de la palabra. Aprender a comunicarnos con eficacia requiere preparación, reflexión, tacto y entrenamiento. Escucha y Comprensión Le podrá parecer un poco extraño que nos detengamos en el tema de la “escucha”, pero no podríamos analizar el proceso de la comunicación sin considerar el importantísimo papel que en ésta juega el acto de escuchar. Con frecuencia se nos insiste en la necesidad de hablar bien, pero muy pocas veces se nos dice lo mismo en relación con la importancia de saber escuchar. Saber escuchar y saber prestar atención para poder comprender y apropiarse deL MENSAJE que recibimos, son competencias que deben estar presentes en todo acto de comunicación. "No es posible concebir un buen hablante sin que sea, al mismo tiempo, un excelente oyente" La Escucha Activa Seleccione cuáles de los siguientes enunciados describen acciones conducentes a procurar una “Escucha Activa”. ENUNCIADOS R/ Resumir los mensajes que se reciben para verificar la comprensión. OK Emitir opiniones personales durante la conversación. X Incentivar el diálogo con expresiones como “ya veo”, “si, lo OK entiendo”. Interrumpir a la otra persona cuando está exponiendo sus ideas. Solicitar clarificación de las ideas e información. Verificar si el oyente quedó convencido del mensaje recibido. Hacer preguntas durante la conversación para concretar y clarificar el tema. Verificar la comprensión del mensaje. REFLEXIÓN “Saber escuchar es una habilidad tan compleja, como saber comunicar..." Escuchar a los compañeros de trabajo, a clientes, amigos, entre otros; debe convertirse en una prioridad de todos. En el mundo de hoy, “...la carrera será de quienes escuchan (y responden) con mayor atención a las necesidades de las personas". Peel Malcolm Bloqueos en el Proceso de la Escucha Los siguientes son algunos de los bloqueos que, generalmente, tenemos en el proceso de la escucha, cuando estamos interactuando con clientes o compañeros de trabajo. BLOQUEOS DE LA ESCUCHA Fingir Atención Se produce cuando, al no estar interesados en el tema, nos limitamos a oír el mensaje, sin escuchar lo que la otra persona está diciendo. BLOQUEOS EN EL PROCESO DE ESCUCHA 1. Fingir Atención Se produce cuando, al no estar interesados en el tema, nos limitamos a oír el mensaje, sin escuchar lo que la otra persona está diciendo. 2. Escuchar solo los Hechos Sucede cuando solo nos interesan algunos datos específicos del mensaje, por ejemplo, el total de ventas del mes, y no escuchamos la explicación de cómo se logró esa cifra. 3. Evadir Estilos de Comunicación Se produce cuando la otra persona se expresa de forma que nos parece “chocante”, “melosa”, “falsa”, “petulante”, “agresiva”, entre otras, e inconscientemente evadimos el mensaje. 4. Rechazo Prematuro Ocurre cuando sentimos que la conversación será la misma de otras veces y que nada nuevo sucederá. 5. Bloqueos Emocionales Se producen cuando escuchamos palabras o frases que nos molestan, hieren o consideramos injustas y decidimos no seguir escuchando o iniciar una discusión. 6. Los Prejuicios Los prejuicios bloquean la escucha cuando juzgamos adversamente a una persona antes de que haya expresado su mensaje. 7. Aversión a la Persona Se produce cuando nos choca la forma de ser y de comunicarse de la otra persona y, en lugar de escucharla, discutimos con ella. El Oyente Las habilidades que una persona tenga para escuchar dependen en gran medida, de la capacidad que ha desarrollado para atender y concentrarse, y del interés y motivación que tenga por la conversación en la cual interviene. Mensaje Partir de la información que le es transmitida y de las circunstancias que rodean la conversación. Ahora lo invito a que piense, por unos minutos, en sus cualidades para comunicarse y en su capacidad de escuchar -incluyendo los bloqueos que ha experimentado-. Elabore un informe en el cual identifique sus fortalezas, debilidades y acciones que estaría dispuesto a emprender para mejorar. Comparta el informe con su jefe y compañeros y compleméntelo de acuerdo con la forma como éstos lo perciben. Si tiene aspectos por mejorar, hágalo de inmediato; el éxito en su trabajo estará determinado, en gran medida, por sus cualidades para comunicarse y su capacidad de escuchar. La Atención La falta de atención es una de los mayores obstáculos de las comunicaciones exitosas. Lea los siguientes enunciados y responda si son Verdaderos (V) o Falsos (F) Al OYENTE le corresponde el papel de: Recibir Interpretar Comprender Asimilar El Mensaje ENUNCIADOS V F 1. Atender es estar en silencio mientras el otro nos habla. 2. Atender es no interrumpir a la otra persona hasta que termine. 3. La Atención requiere disciplina y práctica. 4. Atender es el esfuerzo consciente por comprender el mensaje que nos están transmitiendo. 5. La Atención es una habilidad innata en las personas. Cultivar atención es de gran importancia para el desarrollo de la competencia comunicativa. Manifestación de los Períodos de Atención Por lo general, todos tenemos períodos de atención muy cortos y nos desconcentramos continuamente cuando estamos escuchando a alguien. Los períodos cortos de atención hacen que la información nos llegue por pedazos, sin ninguna cohesión y, por lo tanto, la comprensión del mensaje se dificulta. ¿Cómo se nos manifiestan los períodos de atención? Cuando “perdemos el hilo” de una conversación y somos capaces de volvernos a sintonizar con quien nos habla. La Tolerancia Profesional que no cultive la virtud de la tolerancia NO tendrá éxito en sus relaciones con los demás. Práctica ¿Cómo podría mejorar su capacidad de Tolerancia en el trabajo? Piense durante unos minutos en su capacidad de tolerancia. ¿La considera buena? ¿Por qué? ¿Tiene aspectos por mejorar? ¿Cuáles?¿Qué podría hacer para superar éstos? Escuchar, controlarnos, no atacar a las personas y escuchar nuevamente, ahí está la clave. Recomendación: Evalúe sus comportamientos y actitudes cada vez que sienta que está perdiendo la paciencia con alguno de sus clientes o compañeros de trabajo. Identifique los aspectos que lo llevan a esta situación y las acciones que puede emprender al respecto. Para formarnos en la tolerancia es muy importante procurar estar siempre por encima de las circunstancias y no esperar que sean nuestros interlocutores quienes lo hagan. El Diálogo El diálogo se distingue de otras conversaciones porque suele tener un propósito específico y la necesidad de nivelación entre los interlocutores, aunque ellos no sean de la misma jerarquía. Para dialogar se necesitan dos partes dispuestas a ceder y buscar un acercamiento mediante una conversación sincera, directa y sin evasivas. Estrategias para lograr un Diálogo Eficaz Escuche, sea claro, respete las ideas y la palabra, concilie diferencias, exprese lo que está comprendiendo, reconozca sus debilidades... PARA LOGRAR DIÁLOGOS EFICACES: 1. Concéntrese en el tema que motivó el diálogo. 2. Escuche con atención. 3. Cuide las circunstancias que rodean el diálogo. 3. Sea directo para dirigirse a su interlocutor. 4. Exponga sus planteamientos de forma concreta y clara. 5. Formule preguntas concretas. 6. No sea repetitivo en las intervenciones. 7. Exprese lo que ha comprendido del tema que se discute, para evitar malentendidos. 8. Maneje adecuadamente el tiempo que se ha dispuesto para el diálogo. 9. Respete la palabra y los puntos de vista de los demás. 10. Discuta las ideas sin atacar a las personas. 11. Reconozca los aportes e ideas importantes de su interlocutor 12. Pida disculpas cuando se equivoque o pierda el control. REFLEXIONE... Seguro se nos han escapado aspectos que usted considera muy importantes en un diálogo eficaz, pero no es nuestra pretensión enumerarlos todos porque la lista sería interminable y varía de acuerdo con la personalidad y la cultura de las organizaciones. Buscamos si que reflexione en ellos y evalúe la calidad de los diálogos que comúnmente sostiene con sus clientes y compañeros de trabajo.< La Conversación Sostener una conversación adecuada en el mundo de los negocios NO es un asunto del azar, para ello se deben tener en cuenta ciertos protocolos -CORTESÍA Y TRATO- que resultan muy eficaces a la hora de comunicarnos con los demás. LA CORTESÍA La cortesía se sustenta en el respeto a las personas, y en la necesidad de aceptar a los demás y ser aceptado por ellos. La persona cortés se distingue por su amabilidad y respeto para dirigirse a las personas. EL TRATO El Trato tiene que ver con la forma como nos dirigimos a las otras personas cuando interactuamos con ellas. Factores que conducen una comunicación Negativa Son muchos los factores que pueden conducir a procesos de comunicación negativos e ineficaces, a continuación, vamos a mencionar algunos con el propósito de que reflexione en ellos y auto evalúe su comportamiento, al respecto. Veamos: FACOTRES QUE CONDUCEN A PROCESOS DE COMUNICACIÓN NEGATIVOS E INEFICACES: 1. Apatía: Actitud de no importarnos nada las personas que se comunican con nosotros. 2. Desaire: Tratar de deshacernos de la otra persona no prestándole la atención a su necesidad o problema. Por ejemplo: “escríbame un correo a ver que puedo hacer...”, “recuérdeme la semana entrante...”, “llámeme luego porque hoy estoy muy ocupado...”. Entre otros. 3. Frialdad: Mostrarnos hostiles, lacónicos, antipáticos e impacientes con quienes estamos conversando. 4. Prepotencia: Tratar a los demás con aire de superioridad como queriendo dejar constancia del conocimiento y dominio que se tiene sobre el asunto objeto de conversación. 5 Evasión: Usar evasivas para responder dejando a la otra persona sin la información que requiere. 6. Desinterés: No mostrarse interesado en la comunicación respondiendo sin pensar y/o suministrando información incompleta o errónea sobre el asunto que se está tratando. 7. Susceptibilidad: Asumir las cosas de forma personal sintiéndose atacado. 8. Apresuramiento: Anticiparse a las respuestas sin dejar que el otro termine de expresar su mensaje. 9. Displicencia: Mostrar desagrado e indiferencia hacia el otro, dejarlo con la “palabra en la boca” cortando la conversación sin que haya terminado. 10. Agresividad: Tratar al otro de forma descortés y retarlo con expresiones agresivas. 11. Olvido: No recordar -o fingir que no recuerda- a sus compañeros de trabajo o clientes y suministrarles información que no solicitaron, afecta en gran medida la comunicación. 12. Intransigencia: Cerrarse en lo que se piensa o cree, sin dar oportunidad de una discusión para negociar las diferencias que se tengan frente a un asunto. Práctica Reflexione durante unos minutos en una conversación de trabajo ineficaz o negativa -con un su jefe, compañero de trabajo o cliente- que haya tenido la última semana. Identifique los factores que pudieron haber afectado la eficacia de la conversación. ¿Cuáles de los factores identificados fueron ocasionados por usted? ¿Cuáles de los factores identificados fueron ocasionados por su cliente o compañero? ¿Qué haría usted en una futura conversación con la misma persona para que resultara eficaz y positiva? Procedimiento Escriba un informe con sus respuestas y analícelo con uno de sus compañeros de curso o de trabajo. Luego elaboren, de forma conjunta, conclusiones sobre el tema aplicadas a su contexto laboral.